Ceļvedis
Konsolidācija Excel vai konsolidācijas programmatūrā: kad pāriet
Daudzas grupas gadiem ilgi konsolidē Excel, un nelielai, stabilai grupai tā var būt pamatota izvēle. Šajā ceļvedī apskatīts, kur konsolidācija izklājlapās visbiežāk neiztur, ko maina specializēta programmatūra, ko tā nemaina un kā pāriet, netraucējot slēgšanu.
Atjaunināts · 7 min. lasīšanai · Conso 360
Galvenais
- Excel var derēt nelielai grupai ar vienu valūtu, nedaudz savstarpējiem darījumiem un bez mazākuma akcionāriem.
- Risks pieaug ar katru uzņēmumu, valūtu, īpašumtiesību izmaiņu un manuālu korekciju, galvenokārt tāpēc, ka loģika katrā periodā tiek pārbūvēta.
- Programmatūra visvairāk palīdz atkārtojamībai: tā pati sasaiste, kursi un izslēgšanas noteikumi katrā periodā, ar pārbaudēm pirms palaišanas.
- Uz vērtējumu balstīti ieraksti, piemēram, iegādes cenas sadale vai politikas saskaņošana, jebkurā gadījumā paliek jūsu komandas darbs.
Kas jāveic katrā konsolidācijā
Neatkarīgi no rīka konsolidācija sastāv no tiem pašiem soļiem. Jautājums nav par to, vai Excel tos var izpildīt, bet gan par to, cik droši tos var atkārtot, pārskatīt un izskaidrot katrā periodā.
- Savākt katra uzņēmuma perioda apgrozījuma bilances.
- Sasaistīt vietējos kontus ar grupas kontu plānu.
- Saskaņot grāmatvedības politiku, ja uzņēmumi sniedz pārskatus pēc dažādiem standartiem.
- Pārrēķināt ārvalstu valūtā strādājošos uzņēmumus uz noformēšanas valūtu.
- Izslēgt grupas iekšējos atlikumus, darījumus un ieguldījumus meitasuzņēmumos.
- Aprēķināt mazākuma daļu un asociētajiem uzņēmumiem piemērot pašu kapitāla metodi.
- Reģistrēt grupas korekcijas, pārskatīt rezultātu un sagatavot pārskatus.
Kad pietiek ar Excel
Konsolidācija izklājlapā bieži ir piemērota, ja grupa ir vienkārša un stabila. Ja lielākā daļa turpmāk minētā attiecas uz jūsu grupu, galvenais ir kārtīga darbgrāmata, nevis jauna programmatūra.
- Divi vai trīs uzņēmumi, visi vienā valūtā.
- Nedaudz savstarpējo darījumu, kas lielāko daļu mēnešu sakrīt abās pusēs.
- Pilnībā piederoši meitasuzņēmumi, nav asociēto uzņēmumu un īpašumtiesību izmaiņu.
- Viens sagatavotājs, kurš pārzina darbgrāmatu, un neatkarīgs pārbaudītājs.
- Pārskatu termiņš atstāj laiku manuālām pārbaudēm.
Kur konsolidācija izklājlapās neiztur
Problēmas reti rodas no vienas kļūdainas formulas. Tās rodas no loģikas, kas katrā periodā jākopē, jāpaplašina un jāpārbauda no jauna, grupai mainoties.
| Joma | Kā to parasti dara Excel | Tipisks risks |
|---|---|---|
| Kontu sasaiste | Uzmeklēšanas tabulas tiek kopētas katra perioda darbgrāmatā | Jauni vietējie konti tiek izlaisti vai sasaistīti nekonsekventi |
| Valūtu pārrēķins | Kursi tiek ievadīti katra uzņēmuma lapā | Izmantots nepareizs kursa veids; pārrēķina starpība kļūst par izlīdzinošu summu |
| Izslēgšana | Manuāli ieraksti katram savstarpējam pārim | Starpības starp pusēm tiek aizlāpītas, nevis izskaidrotas |
| Īpašumtiesību izmaiņas | Formulas tiek pārbūvētas iegādēm un atsavināšanai | Mazākuma daļa un pašu kapitāls tiek aprēķināti pēc novecojušiem procentiem |
| Versijas | Faili nosaukti gala, gala2, gala-pārbaudīts | Nav skaidrs, kura versija tika iesniegta un kas mainījās |
| Pārskatīšana | Saišu izsekošana starp lapām un failiem | Grūti izsekot grupas skaitli līdz uzņēmuma atlikumam |
Ko maina konsolidācijas programmatūra
Specializēta programmatūra nedara neko, ko grāmatvedis nevarētu izdarīt izklājlapā. Atšķirība ir tā, ka struktūra un noteikumi tiek saglabāti vienreiz un katru reizi piemēroti vienādi, tāpēc darbs pāriet no konsolidācijas pārbūves uz tās pārskatīšanu.
- Grupas struktūra tiek glabāta katram periodam ar līdzdalības procentiem un konsolidācijas metodēm.
- Sasaistei ir spēkā esamības datumi, un nesasaistītie konti tiek parādīti pirms palaišanas.
- Valūtu kursi tiek piešķirti pēc kursa veida, tāpēc katrs konts tiek pārrēķināts konsekventi.
- Izslēgšanas ieraksti katrā palaidienā tiek izveidoti pēc savstarpējā partnera informācijas.
- Pārbaudes aptur palaidienu, ja trūkst datu vai iestatījumu.
- Korekcijas tiek glabātas atsevišķi no uzņēmumu datiem, ar melnraksta un grāmatota statusu.
Kā tas darbojas praksē, skatiet lapā finanšu konsolidācijas programmatūra.
Kas nemainās
Programmatūra piemēro jūsu komandas secinājumus, bet tos neizdara. Vairākas konsolidācijas daļas paliek manuālas un balstītas uz vērtējumu neatkarīgi no izmantotā rīka.
- Kontroles, kopīgas kontroles un būtiskas ietekmes novērtējums.
- Uzņēmējdarbības apvienošanas uzskaite, tostarp nemateriālā vērtība un iegādes cenas sadale.
- Grāmatvedības politikas saskaņošana un lēmumi par pārklasifikāciju.
- Meitasuzņēmumu datu kvalitāte un savlaicīgums.
- Savstarpējo atlikumu saskaņošana ar darījumu partneriem pirms to izslēgšanas.
Pēdējā solī daudzas grupas ietaupa visvairāk laika; skatiet savstarpējo darījumu saskaņošana un mūsu ceļvedi par savstarpējo darījumu izslēgšanu.
Praktisks lēmuma kontrolsaraksts
Ja uz vairākiem no šiem jautājumiem atbildat „jā“, specializēts konsolidācijas rīks, visticamāk, ietaupīs laiku un samazinās risku.
- Vai uzņēmumu skaits ir pieaudzis vai tiek plānotas iegādes?
- Vai kāda uzņēmuma funkcionālā valūta atšķiras no grupas noformēšanas valūtas?
- Vai ir mazākuma daļas, asociētie vai kopuzņēmumi?
- Vai konsolidācija ir atkarīga no viena cilvēka, kurš pārzina darbgrāmatu?
- Vai revidenti ir prasījuši pierādījumus, kā aprēķināta izslēgšana vai pārrēķina starpības?
- Vai pēc pārskatu iesniegšanas atrastas kļūdas bojātu saišu vai nokopētu formulu dēļ?
Kā pāriet no Excel, netraucējot slēgšanu
- Sāciet ar grupas kontu plānu un sasaisti; tos var pārnest no darbgrāmatas.
- Importējiet uzņēmumu apgrozījuma bilances no tiem pašiem Excel failiem, ko jau vācat.
- Vienu vai divus periodus veiciet paralēli konsolidācijai izklājlapā.
- Saskaņojiet rezultātus ar izklājlapu un dokumentējiet katru starpību.
- Pārejiet ceturkšņa vai gada beigās, kad pārbaudītājs ir pārliecināts par saskaņojumu.
Šis ceļvedis ir vispārīga informācija finanšu speciālistiem, nevis grāmatvedības, nodokļu vai revīzijas konsultācija. Piemērojiet to savai situācijai kopā ar saviem konsultantiem un revidentiem. Atsauces uz standartiem ir saskaņā ar SGSP izdotajiem SFPS.